QUALI DATI PERSONALI RACCOGLIAMO?
Per dati personali si intendono tutte le informazioni provenienti da, o che riguardano, una persona identificata o identificabile, comprese le informazioni che Concilium può associare a un singolo individuo. Possiamo raccogliere o elaborare, per conto dei nostri clienti, le seguenti categorie di dati personali quando l'utente utilizza i servizi Concilium o interagisce con gli stessi:
Informazioni sull'account: Informazioni associate a un account che concede in licenza prodotti e servizi Concilium, che possono includere anche il nome dell'amministratore, le informazioni di contatto, l'ID dell'account, le informazioni per la fatturazione e le transazioni e le informazioni sul piano dell'account.
Informazioni sul profilo e sui partecipanti: informazioni associate al profilo di Concilium di un utente che utilizza i servizi Concilium con un account concesso in licenza che partecipa a una riunione, e possono includere anche il nome, il nome visualizzato, l'immagine, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono, le informazioni lavorative, l'ID utente o altre informazioni fornite dall'utente e/o dal titolare dell'account.
Impostazioni: Informazioni associate alle preferenze e alle impostazioni di un account Concilium o del profilo utente, tra cui, impostazioni audio e video, posizione dei file che vengono scaricati, altre impostazioni e informazioni sulla configurazione.
Informazioni sull'iscrizione: Informazioni fornite al momento dell'iscrizione a una riunione Concilium, che possono includere nome e informazioni di contatto.
Informazioni sul dispositivo: informazioni su computer, telefoni e altri dispositivi utilizzati durante l'interazione con i servizi Concilium, che possono includere informazioni su altoparlanti, microfono, videocamera, versione del sistema operativo, ID del disco rigido, nome del PC, indirizzo MAC, indirizzo IP (che può essere utilizzato per risalire alla posizione in termini di città o Paese), attributi del dispositivo (tra cui la versione del sistema operativo e il livello della batteria), dati relativi al Wi-Fi e altre informazioni sul dispositivo (tra cui i segnali Bluetooth).
Comunicazioni con Concilium: informazioni sulle comunicazioni degli utenti con Concilium, comprese quelle relative alle domande di assistenza, all'account dell'utente e ad altre richieste.
COME UTILIZZIAMO I DATI PERSONALI?
I dipendenti di Concilium non possono accedere ai contenuti relativi a riunioni, se non su richiesta del titolare dell'account o per motivi legali o di sicurezza, come illustrato di seguito. Concilium utilizza i dati personali per svolgere le seguenti attività:
Fornire servizi Concilium: Fornire funzionalità e servizi al titolare di un account, ai suoi utenti e ad altri utenti da questi invitati a partecipare a riunioni, tra cui funzionalità e servizi per personalizzare le funzionalità dei servizi Concilium. Concilium utilizza inoltre i dati personali, comprese le informazioni di contatto, per inoltrare inviti. Ciò può inoltre includere l'utilizzo di dati personali per l'assistenza clienti, che può comprendere l'accesso a contenuti audio, video, file e altri contenuti o informazioni, su indicazioni del titolare dell'account. Utilizziamo inoltre i dati personali ai fini della gestione dei nostri rapporti e contratti con i titolari di account e altri soggetti, tra cui fatturazione, rispetto di obblighi contrattuali.
Funzioni vocali e video avanzate: Se alcune funzionalità sono abilitate, come la generazione di trascrizioni per le registrazioni, Concilium può utilizzare una tecnologia che analizza la registrazione audio della riunione per distinguere un oratore da un altro al fine di generare una trascrizione accurata. L'analisi dell'audio non viene conservata dopo la generazione della trascrizione.
Ricerca e sviluppo prodotti: sviluppare, testare e migliorare i servizi Concilium, incluse ad esempio le funzionalità correlate ai contenuti per risolvere i problemi dei prodotti e dei servizi.
Autenticazione, integrità, sicurezza e protezione: autenticare account e attività, rilevare, indagare e bloccare comportamenti dannosi o esperienze non sicure, affrontare minacce alla sicurezza, proteggere la sicurezza pubblica e proteggere i prodotti e i servizi Concilium.
Comunicare con l'utente: utilizziamo i dati personali (comprese le informazioni di contatto) per comunicare con l’utente in merito a servizi Concilium (inclusi i relativi aggiornamenti), account dell'utente e modifiche alle nostre politiche e ai nostri termini. Utilizziamo inoltre le informazioni per rispondere all’utente quando ci contatta.
Motivi legali: rispettare le leggi in vigore o rispondere a procedimenti legali in essere, anche da parte di forze dell'ordine o altri enti pubblici, indagare o partecipare a indagini civili, contenziosi o altri procedimenti legali in contraddittorio e far rispettare le nostre Condizioni d’uso o le nostre politiche o indagare circa potenziali violazioni delle stesse.
COME CONDIVIDIAMO I DATI PERSONALI?
Concilium fornisce i dati personali a terzi solo con il consenso o in una delle seguenti circostanze (previo consenso dell'Utente ove richiesto dalla legge applicabile):
Fornitori: Concilium collabora con fornitori di servizi terzi per distribuire, fornire assistenza e migliorare i servizi Concilium e l'infrastruttura tecnica. Questi fornitori possono accedere ai dati personali, nel rispetto dei requisiti contrattuali e tecnici, per la protezione dei dati personali, con il divieto per gli stessi di utilizzarli per qualsiasi scopo diverso dall'erogazione di servizi a Concilium o nei termini richiesti dalla legge.
Per motivi legali: Concilium può condividere i dati personali nei termini che risultino necessari, per: (1) rispettare la legge applicabile o rispondere, indagare o partecipare a procedimenti legali in essere, anche da parte di forze dell'ordine o altri enti pubblici; (2) far rispettare le proprie Condizioni d'uso o le sue politiche o indagare su potenziali violazioni delle stesse; (3) rilevare, prevenire o indagare su potenziali frodi, abusi o problemi di sicurezza, comprese le minacce per il pubblico; (4) rispettare i nostri impegni di responsabilità sociale e aziendale; (5) proteggere nostri diritti e le nostre proprietà e quelli dei nostri clienti; e (6) risolvere controversie e far rispettare accordi.
Cambio di controllo e assetti societari: Possiamo condividere dati personali con acquirenti, reali o potenziali, loro rappresentanti e altri partecipanti pertinenti in, o durante le trattative di, qualsiasi operazione di vendita, fusione, acquisizione, ristrutturazione o cambio di controllo che coinvolga tutta o una parte dell'attività o dei beni di Concilium, anche in relazione a procedure fallimentari o analoghe.
CHI PUÒ VEDERE, CONDIVIDERE ED ELABORARE I MIEI DATI PERSONALI QUANDO PARTECIPO ALLE RIUNIONI E UTILIZZO ALTRI PRODOTTI E SERVIZI CONCILIUM?
Quando l’utente partecipa a riunioni su Concilium, altre persone e aziende, incluse terze parti che non partecipano alla riunione, al webinar o al messaggio, potrebbero essere in grado di visualizzare i contenuti e le informazioni che l’utente condivide:
Titolare dell’account: Il titolare di un account è la persona giuridica o la persona fisica che si registra per creare un account Concilium. Concilium offre ai titolari di un account strumenti di controllo e funzionalità che possono utilizzare per stabilire se si possono creare o inviare determinati tipi di contenuti, ad esempio documenti di riunione.
Utilizzo dell'account:
· Uso del servizio: informazioni sulle modalità di interazione degli utenti e dei loro dispositivi con il loro account, indirizzi e-mail, indirizzi IP, informazioni sul dispositivo e altre informazioni su chi ha partecipato a riunioni sul loro account.
· Elenco dei partecipanti: informazioni sui partecipanti a una riunione Concilium, che possono includere nome, nome visualizzato, indirizzo e-mail, numero di telefono e ID partecipante o utente.
· Informazioni sull'iscrizione: informazioni fornite durante l'iscrizione a una riunione o una registrazione ospitata dall'account.
· Organizzatori e partecipanti a una riunione: gli organizzatori e i partecipanti a una riunione potrebbero essere in grado di visualizzare il nome visualizzato e l'immagine del profilo dell'utente. Gli organizzatori e i partecipanti alla riunione possono inoltre visualizzare il contenuto di riunioni, trascrizioni audio o altre informazioni condivise durante una riunione.
· Live streaming: gli organizzatori di riunioni possono scegliere di trasmettere in diretta streaming a un sito web o servizio di terze parti, il che significa che chiunque abbia accesso alla diretta streaming sarà in grado di visualizzare la riunione o il webinar.
APP E INTEGRAZIONI:
A seconda delle impostazioni, i dati e i contenuti personali del titolare dell'account e degli utenti possono essere condivisi con app e integrazioni approvate dal titolare dell'account, che possono includere tutte le categorie di dati personali sopra elencate, come informazioni sull'account, informazioni sul profilo e di contatto, informazioni sull'iscrizione, elenco dei partecipanti, impostazioni, contenuti, utilizzo del prodotto, informazioni sul dispositivo o e-mail condivise con l'app.
Gli altri partecipanti alla riunione potrebbero essere in grado di visualizzare l'app utilizzata dall'utente in una riunione, nel caso in cui l'app riceva contenuti (inclusi audio e video) dalla riunione.
I dati personali condivisi dal titolare o dagli utenti di un account con app e integrazioni di terze parti vengono raccolti e trattati in conformità con i termini e le Informative sulla privacy degli sviluppatori delle rispettive app e non con quelle di Concilium.
DIRITTI E SCELTE DELL'UTENTE IN MATERIA DI PRIVACY
Su richiesta del titolare di un account e come richiesto dalla legge applicabile, provvederemo a:
· informare l'Utente dei dati personali che lo riguardano in nostro possesso o che sono sotto il nostro controllo;
· modificare o rettificare tali dati personali o qualsiasi precedente preferenza di privacy selezionata dall'utente, o indirizzare l'utente stesso agli strumenti applicabili; e/o
· cancellare tali dati personali o indirizzare l'Utente agli strumenti applicabili.
Laddove sia consentito dalla legge vigente, possiamo rifiutarci di accettare e dar seguito a richieste irragionevolmente ripetitive o sistematiche, che richiedono uno sforzo tecnico sproporzionato o che mettono a repentaglio la privacy di altri.
MINORI
Concilium non consente ai minori di creare un account Concilium.
COME CONTATTARCI
Per esercitare i propri diritti, o in caso di domande sulla privacy o commenti sulla presente Informativa sulla Privacy, l'utente può inviare un'e-mail all'indirizzo: privacy@concilium.cloud.
L'utente può inoltre scriverci al seguente indirizzo:
L’utente può contattare il nostro Data Protection Officer inviando un'e-mail a: privacy@concilium.cloud
CONSERVAZIONE
Conserviamo i dati personali per il tempo necessario al perseguimento delle finalità descritte nella presente Informativa o, in alternativa, per un periodo più lungo, se richiesto dalla legge applicabile.
I CRITERI UTILIZZATI PER DETERMINARE I PERIODI DI CONSERVAZIONE INCLUDONO:
· Il periodo di tempo durante il quale abbiamo un rapporto continuativo con l’utente e mettiamo a sua disposizione i prodotti e i servizi Concilium (ad esempio, per tutto il tempo in cui l’utente ha un account con noi o continua a utilizzare i nostri prodotti);
· Se il titolare dell'account modifica o i suoi utenti eliminano le informazioni attraverso i rispettivi account;
· Un eventuale obbligo legale di conservare i dati (ad esempio, se determinate normative richiedono di tenere traccia delle transazioni per un certo periodo di tempo prima di cancellarle); o
· Se la conservazione dei dati è raccomandabile alla luce della nostra posizione legale (ad esempio per quanto riguarda l'attuazione di nostri accordi, la risoluzione di eventuali controversie e leggi sulla prescrizione applicabili, un contenzioso o indagine di autorità di controllo).
· Informazioni specifiche sulla protezione dei dati nell'Unione europea
DIRITTI DEGLI INTERESSATI AL TRATTAMENTO
L'Utente in relazione ai dati personali da noi trattati come responsabile del trattamento comprendono in particolare:
· Diritto di accesso e/o alla portabilità: L'Utente ha il diritto di accedere a tutti i dati personali in nostro possesso che lo riguardano e, in alcune circostanze, di ricevere tali dati in modo da poterli inviare o “trasferire” a un altro fornitore;
· Diritto alla cancellazione: In determinate circostanze, l’Utente ha il diritto alla cancellazione dei suoi dati personali in nostro possesso;
· Diritto di opposizione al trattamento: In determinate circostanze, l’Utente ha il diritto di richiedere la sospensione del trattamento dei suoi dati personali e/o l'interruzione dell'invio di comunicazioni di marketing;
· Diritto di rettifica: L’Utente ha il diritto di chiederci che vengano rettificati eventuali informazioni personali inesatte o incomplete;
· Diritto di limitazione del trattamento: L’Utente ha il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano in determinate circostanze (ad esempio, se ritiene che i suoi dati personali che deteniamo non siano accurati o legittimamente detenuti).
In caso di altre domande sull'utilizzo dei suoi dati personali da parte di Concilium, l'utente deve inviare una richiesta ai recapiti specificati nella sezione “Come Contattarci” della presente Informativa sulla privacy. Si ricorda che Concilium potrebbe richiedere all’utente ulteriori informazioni al fine di confermarne l'identità e garantire che abbia il diritto di accedere ai dati personali pertinenti.
L’utente ha inoltre il diritto di sporgere un reclamo al Garante per la protezione dei dati competente. Per ulteriori informazioni, si prega di contattare il Garante per la protezione dei dati locale.
BASE GIURIDICA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Utilizziamo i dati dell'utente esclusivamente in modo legittimo, trasparente ed equo. Concilium si basa sulle basi giuridiche applicabili nella sua giurisdizione tra quelle elencate di seguito:
· Adempimento di obblighi contrattuali: quando stipuliamo un contratto direttamente con l'utente, trattiamo i dati personali che lo riguardano sulla base delle nostre condizioni contrattuali al fine di perfezionare e stipulare il contratto, nonché per ottemperarlo e amministrarlo (vale a dire, fornire servizi Concilium, funzionalità e servizi al titolare di un account, ai suoi utenti e a coloro che invita a partecipare a riunioni sul proprio account, gestire il nostro rapporto e il contratto, compresi i requisiti di fatturazione, il rispetto degli obblighi contrattuali e la relativa amministrazione). Se non trattiamo i dati personali per tali finalità, potremmo non essere in grado di fornire all’utente tutti i servizi;
· In base a specifici consensi revocabili: facciamo affidamento sul previo consenso dell'utente al fine di utilizzare i cookie per coinvolgere partner pubblicitari e di servizi analitici per fornire contenuti pubblicitari personalizzati e servizi di analisi in relazione al nostro utilizzo del sito web;
· Per ottemperare a nostri obblighi legali: trattiamo i dati personali dell'Utente per ottemperare agli obblighi legali cui siamo soggetti ai fini del rispetto di leggi, regolamenti, codici etici, linee guida o norme vigenti.
· Per proteggere interessi vitali dell'utente o di altri: trattiamo alcuni dati personali al fine di proteggere gli interessi vitali allo scopo di rilevare e prevenire attività illecite che incidono sugli interessi vitali e sulla sicurezza pubblica, incluso materiale pedopornografico;
· Se necessario per i nostri interessi legittimi (o di altre parti), a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali: trattiamo i dati personali dell'utente sulla base dei legittimi interessi per (i) stipulare ed eseguire il contratto con il titolare dell'account; (ii) sviluppare, testare e migliorare i nostri prodotti e servizi e risolvere i problemi relativi a prodotti e servizi; (iii) garantire l'autenticazione, l'integrità e la sicurezza di account, attività e prodotti e servizi, tra cui rilevare e prevenire comportamenti dannosi e la violazione dei nostri termini e politiche, prevenire o indagare su esperienze negative o non sicure e affrontare minacce alla sicurezza; (v) rispettare leggi, regolamenti, codici di condotta; (vi) rispondere a richieste e ad altre comunicazioni da parte di autorità pubbliche, governative, giudiziarie, nonché rispettare i nostri impegni in materia di responsabilità sociale e aziendale, proteggere i nostri diritti e le nostre proprietà e quelli dei nostri clienti, risolvere controversie e far valere gli accordi.
TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI DI DATI
I dati personali dell’utente sono protetti in conformità con la presente Informativa sulla privacy ovunque vengano trattati e adottiamo adeguate misure contrattuali, o di altro tipo, per proteggerli ai sensi delle leggi applicabili. Laddove i dati personali di utenti nel SEE, vengano trasferiti a un destinatario situato in un Paese al di fuori del SEE, che non offre notoriamente un adeguato livello di protezione dei dati, garantiamo che il trasferimento sarà disciplinato dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Per ulteriori informazioni su tali garanzie invitiamo l’utente a contattarci.